Melhore sua produtividade programando blocos de tempo específicos para cada atividade

Resultados excelentes como produto de sua ação exigem qualidades como concentração, foco e reservas de energia abastecidas em nível máximo.

A pergunta, então, é: como alcança esse objetivo, considerando suas limitadas disponibilidades de tempo e limitadas disponibilidades de atenção?

A resposta é: programando-se. Alinhe espaço e tempo de maneira unidirecional, ou seja, na mesma direção: a direção da produção de resultado.

O problema é o seguinte: não conseguimos alinhar o tempo com o espaço. E eu não falo aqui de “espaço” no sentido de espaço geográfico, mas sim de espaço mental, ou seja, aquilo que ocupa a sua mente.

Pois, para você trabalhar bem, você precisa de uma mente organizada, de um cérebro limpo, desobstruído e pronto pra executar seus objetivos.

A dica de hoje é, portanto, focada em como melhorar a sua produtividade, empregando-se uma ferramenta comportamental, 100% grátis: trabalhe com blocos de tempo específicos para cada atividade, e siga-os à risca.

Ela foi baseada no excelente livro Trabalho Focado (Deep Work), de Cal Newport, que está na minha lista dos 21 melhores livros que já li, dada a quantidade de informações, fornecidas por esse livro, que foram incorporadas em minha própria rotina diária.

Abaixo, selecionei alguns trechos do referido livro (p. 220 a 223), que abordam essa estratégia.

Confiram!

………………..

“Passamos a maior parte do dia no piloto automático – sem pensar muito no que estamos fazendo com nosso tempo. Trata-se de um problema. É difícil evitar que as trivialidades se espalhem por todos os cantos de sua agenda.

A estratégia que descrevo parece extrema no início, mas é indispensável em sua busca para tirar o máximo do trabalho focado. Assim, a primeira tática é: programe cada minuto de seu dia.

Divida as horas de seu dia de trabalho em blocos e atribua atividades a eles. Por exemplo, você pode criar um bloco de 9h às 11h para escrever o comunicado de imprensa de um cliente.

Para manter as coisas claras, a duração mínima de um bloco deve ser de 30 minutos.

[Seja flexível] Seu objetivo não é manter um cronograma a todo custo, mas pensar constantemente no que está fazendo com seu tempo – mesmo que essas decisões sejam retrabalhadas conforme o dia se desenrola.

Ao longo do tempo, você deve fazer um esforço para prever com precisão (ou até de forma conservadora) o tempo necessário para as tarefas.

A segunda tática de ajuda é o uso de blocos condicionais de fluxo. Se não tem certeza de quanto tempo determinada atividade leva, faça um bloco de tempo esperado e depois acrescente um adicional com finalidade partilhada.

A terceira tática que sugiro é ser liberal com o uso dos blocos de tarefas. Implante muitos ao longo do seu dia e faça-os mais longos do que o necessário para lidar com as tarefas que planejar”.

Conclusão

A palavra-chave é programação. Implante blocos de tempo em sua agenda, e cumpra-os.

Há pessoas que conseguem se impor a disciplina de cumprir as agendas consigo mesmo de forma apenas mental. Se você for uma delas, ótimo.

Agora, se você é daqueles que precisa “ver para fazer”, faça suas rotinas na agenda do celular, ou melhora ainda, compre uma agenda de papel e anote em um suporte físico seus compromissos consigo mesmo. Às vezes, acionando as faculdades motoras da escrita te fazem estabelecer uma conexão física do cérebro com a tarefa marcada à caneta, no papel, aumentando as chances de você conseguir cumprir os blocos de tempo.

E, se não quiser comprar a agenda de papel, faça a agenda você mesmo: o Word ou o Google Docs apresentam modelos de agendas e listas de compromissos. É só usá-los e, posteriormente, imprimir no papel.

A melhor coisa de programar blocos de tempo para realizar as atividades não é nem o fato de você realizá-las, mas sim a sensação posterior de tê-las cumprido. 😉