[Guest post] Como aumentar a produtividade

Esse artigo é uma colaboração de Thiago Dias Quintino, autor do excelente blog Educar Finanças. O Thiago já escreveu aqui no blog ano passado, publicando o texto Saindo do vermelho, caminhando para o sucesso, que teve ampla repercussão positiva entre os leitores do blog.

Agora, Thiago fornece conselhos e recomendações práticas sobre como aumentar a produtividade no dia-a-dia. Um dos seus segredos é personalizar uma técnica que envolve tomate. Tomate!? Hehehe….leiam abaixo e aprendam com o mestre. 🙂

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Há alguns meses venho me aprofundando em técnicas que me ajudem a aumentar a minha produtividade pessoal e profissional.

Fiquei surpreso, pois me deparei com várias técnicas e orientações de como melhorar a minha produtividade. Mas ao aprofundar no assunto percebi porque muitas pessoas não conseguem melhorar a sua produtividade.

Hoje vivemos  na era da multitarefa, com inúmeros compromissos e atividades para serem feitas em um único dia. Isto acontece porque temos muita dificuldade de organizar nosso dia e gerenciar as prioridades. Temos o hábito que querer fazer tudo de uma vez só, sem contar com a quantidade de distrações que surgem para nos atrapalhar. Exemplos: email, Facebook, Twitter, Google+, troca de SMS no celular, entre outros.

Nota pessoal: abordei recentemente esse problema no artigo Excesso de conectividade é ruim.

Muitas vezes queremos ficar antenados em tudo que acontece no mundo, mas também queremos aumentar nossa produtividade em nosso trabalho ou negócio.

Que a verdade seja dita: “Ninguém consegue ser produtivo sendo uma pessoa multitarefa”. É necessário romper com esse paradigma e focar toda sua energia em atividades e compromissos que realmente seja relevantes e importantes para você, para o seu trabalho ou para o seu negócio.

No artigo anterior “Simplifique o seu dia e obtenha melhores resultados“, abordei a necessidade de simplificar nossa vida para obter melhorar nossos resultados. Se você ainda não leu este artigo recomendo fortemente a leitura.

Mas, além de simplificar a vida, é necessário organizá-la de forma sistemática para que consigamos cumprir nossas necessidades, sem diminuir nossa produtividade.

É possível ser produtivo na era da multitarefa?

Eu diria que sim. O que precisamos fazer é nos desconectar das distrações e focar toda nossa energia em atividades e compromissos que realmente seja relevantes e importantes.

Como fazer?

O passo-a-passo é bem simples, porém, é necessário ter muita disciplina para aumentar sua produtividade.

A técnica que utilizo é a “Técnica Pomodoro”, criada no final da década de 80 por Francesco Cirillo. Seu grande objetivo é utilizar o tempo como um aliado para realizar o que queremos fazer, do jeito que queremos fazer.

O nome “Pomodoro” (tomate em italiano) veio justamente do timer de cozinha, em formato de tomate, usado pelo autor para criar a técnica durante a época de faculdade.

Basicamente a técnica consiste em períodos de 25 minutos de trabalho focado, chamados de “Pomodoro”, separados por pequenos intervalos.

O método é baseado na idéia de que períodos definidos de alta concentração somados a intervalos pequenos e frequentes podem aumentar a agilidade mental.

Eu particularmente fiz algumas adaptações da técnica original e venho tendo bons resultados.

O passo-a-passo:

#1º Passo: Descreva 03 atividades importantes e relevantes que necessita realizar no dia, seja no trabalho, seja em seu negócio. Organize-se para realizar este planejamento nas primeiras horas do dia ou então ao final do dia anterior.

#2º Passo: Defina o tempo em blocos de 45 a 60 minutos para realizá-las. Eu particularmente utilizo blocos de 45 minutos. Para monitorar o seu tempo você pode utilizar como ferramenta um aplicativo de cronômetro ou até mesmo o cronômetro de seu relógio ou celular.

#3º Passo: Crie pequenos e médios intervalos entre cada bloco de atividades. Eu crio intervalos de 10 a 15 minutos entre cada uma das atividades. Nesses intervalos, procure dar uma volta para distrair e relaxar seu cérebro e seu corpo, tome uma água, faça um alongamento etc.

#4º Passo: Inicie a próxima atividade programada. Volte ao 1º passo, após o encerramento daquela atividade, para conferir qual será a próxima.

Algumas dicas

Seguem abaixo algumas sugestões quando for utilizar esta técnica em seu dia-a-dia.

#Dica 01:  Eu procuro organizar minha agenda do dia colocando as atividades/compromissos mais relevantes logo no início do dia, pois consigo colocar toda a minha energia em fazer estas atividades/compromissos.

#Dica 02: Antes de iniciar a atividade proposta, desconecto do meu ambiente todo o tipo de distração. Desligo o celular, desconecto o notebook da Internet etc., para focar na atividade.

#Dica 03: Deixo as atividades/compromissos menos relevantes para realizá-los ao final do dia, pois elas demandam menos energia.

Ferramentas que utilizo

Seguem abaixo as ferramentas que utilizo. Elas são totalmente gratuitas. Funcionam na plataforma Windows.

• 01 Caderno de anotações;

• 01 Agenda para organizar as atividades/compromissos durante o dia. Por trabalhar grande parte do meu tempo com notebook, preferi utilizar o aplicativo EssentialPIM 5.56 (free), por ser um aplicativo gratuito. Nele consigo agendar todas as atividades e compromissos. É uma ferramenta bem simples e fácil de ser utilizada. Caso não utilize o notebook ou computador como instrumento essencial para o seu trabalho é interessante agendar seus compromisso no celular com a opção de emitir sons de alerta.

• 01 Cronômetro. Há uma infinidade de aplicativos que você pode utilizar para controlar os blocos de atividades. Eu utilizo o  Tomighty 0.7.1 (free) por seu um aplicativo gratuito.

• 01 Aplicativo de Mapas mentais. Este aplicativo eu utilizo, para guardar todos os conteúdos que vou estudando como: resumos e fichamentos de livros, anotações de palestras, resenhas de livros e anotações de todo o material que estudo para concursos. É uma forma criativa para guardar seus arquivos de estudos. Há uma variedades de aplicativos no mercado. Alguns são gratuitos e outros são pagos. Uma sugestão é utilizar o Free Mind (free), pois é um aplicativo fácil de ser utilizado e é gratuito.

 ”Trabalhar mais, não significa ser produtivo. Ser produtivo é realizar atividades/compromissos em menos tempo com maior qualidade”.

Pense nisso…

Nota: A fonte principal para elaboração deste artigo foi o eBook “ThePomodoroTechnique – versão 1.3″ de Francesco Cirillo.

É isso ai amigos. Espero que tenham gostado.

Um grande abraço e que Deus os abençoe.

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Sobre o autor: Thiago Dias Quintino é o fundador e CEO da Educar Finanças. É bacharel em Serviço Social pelo CEULJI/UBRA, Esp. em Saúde Pública e em Psicologia Organizacional pela UNIFRAN. Atua com Assistente Social no Centro de Atenção Psicossocial e também como educador financeiro e palestrante na área de educação financeira e planejamento financeiro pessoal e familiar.

Sobre o artigo: foi originalmente publicado no blog Educar Finanças. O artigo original pode ser acessado clicando aqui. Todos os direitos reservados.

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