Dica de produtividade pessoal: a regra dos dois minutos [GTD]

Uma das dicas práticas mais úteis extraídas do livro Faça Tudo Acontecer, de David Allen, e que modificaram minha rotina diária de ações é a regra dos dois minutos.

Dentro da metodologia Getting Things Done [GTD], essa regra consiste em efetuar ações curtas tão logo surjam em nossa mente. O fundamento dela é o seguinte (p. 185):

“A maioria das coisas que pode ser manuseada dentro desta estrutura de tempo levaria, na verdade, muito mais tempo para organizar e revisar novamente do que concluir naquele momento”.

Exemplos: você acabou de tomar o café da manhã e está na dúvida se lava os pratos e talheres agora ou deixa para depois. Se deixar para depois, corre o sério risco de não cumprir a tarefa. É possível lavá-los em menos de dois minutos? É. Então faça agora. Você checa a sua caixa de mensagens e verifica que recebeu um email de um colega de trabalho pedindo algumas informações. Se for possível fornecê-las em menos de dois minutos, não titubeie: vá lá e escreva. Você constatou a necessidade de telefonar para a central de atendimento 0800 do seu cartão de crédito para transferir as milhas. Se esse procedimento puder ser feito em menos de dois minutos, pegue o telefone e faça a tarefa. Você ganhará muito mais tempo do que se anotasse na agenda a seguinte atividade: ligar para o 0800 do cartão para transferir milhas na próxima sexta-feira às 14 horas. Você trocou de roupa para ir ao trabalho. As roupas que você estava até então usando foram deixadas em cima da cama. É possível guardá-las no armário em menos de dois minutos? Se sim, então não procrastine. Guarde-as no armário. E ponto final. 🙂

Toda vez que estou diante de alguma atividade, confronto-a com essa regra, como se fosse uma espécie de âncora mental. Ela é simples, mas extremamente poderosa para modificar seus hábitos e aumentar sua produtividade. Ela evita a procrastinação e faz você agir. Como efeito colateral dessa prática, o ganho de tempo que se tem é enorme.

Imagina você voltar para a cozinha e verificar aquela pilha de pratos e talheres para lavar. Se tivesse seguido a regra dos dois minutos… Ou então, aquele email que insiste em ficar na caixa de entrada aguardando resposta. Pense, ainda, no telefonema que você marcou para dar na sexta-feira, às 14 horas, e, quando chega o dia da bendita tarefa, você… adia mais um pouquinho. E a roupa que você deixou em cima da cama na hora de se trocar? Você já a guardou no armário ou… ainda está na cama? Quantas tarefas de nosso dia-a-dia não poderiam ser mais bem executadas – ou simplesmente executadas – incorporando-se a regra dos dois minutos?

Muitas, acredito eu.

Nem todas as ações podem ser executadas em menos de dois minutos. Elas podem exigir ainda, conforme o caso, delegação (para outras pessoas), ou adiamento (em função da complexidade). Você deve decidir qual é a ação mais apropriada tendo em vista determinada tarefa que lhe apareça à frente. No nosso cotidiano, deixamos de fazer milhares de tarefas por não observar essa regra, o que provoca entraves em nossa vida profissional e até atrapalha na organização de nossas rotinas domésticas.

Por isso, ela é tão válida para o mundo corporativo quanto para o ambiente familiar. Está querendo comprar os ingressos para aquele show/teatro/cinema, que podem ser adquiridos via Internet? Então faça agora. Escrever um comentário no blog? Se deixar para depois, é capaz de não escrevê-lo. Faltou açúcar no açucareiro? Essa sem dúvida é uma atividade que você pode fazer assim que constatou a necessidade.

É muito melhor realizar a ação tão logo ela surja, do que relacioná-la numa lista de tarefas. As listas são ótimas ferramentas de produtividade, mas elas não são necessárias em absolutamente todas as ações do dia-a-dia.

Experimente você também a regra dos dois minutos e veja o impacto que ela pode causar no gerenciamento de seu tempo. Os resultados são promissores. E o ganho de tempo extra, inestimável.

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus os abençoe!