Dica de produtividade pessoal: a regra dos dois minutos [GTD]

Uma das dicas práticas mais úteis extraídas do livro Faça Tudo Acontecer, de David Allen, e que modificaram minha rotina diária de ações é a regra dos dois minutos.

Dentro da metodologia Getting Things Done [GTD], essa regra consiste em efetuar ações curtas tão logo surjam em nossa mente. O fundamento dela é o seguinte (p. 185):

“A maioria das coisas que pode ser manuseada dentro desta estrutura de tempo levaria, na verdade, muito mais tempo para organizar e revisar novamente do que concluir naquele momento”.

Exemplos: você acabou de tomar o café da manhã e está na dúvida se lava os pratos e talheres agora ou deixa para depois. Se deixar para depois, corre o sério risco de não cumprir a tarefa. É possível lavá-los em menos de dois minutos? É. Então faça agora. Você checa a sua caixa de mensagens e verifica que recebeu um email de um colega de trabalho pedindo algumas informações. Se for possível fornecê-las em menos de dois minutos, não titubeie: vá lá e escreva. Você constatou a necessidade de telefonar para a central de atendimento 0800 do seu cartão de crédito para transferir as milhas. Se esse procedimento puder ser feito em menos de dois minutos, pegue o telefone e faça a tarefa. Você ganhará muito mais tempo do que se anotasse na agenda a seguinte atividade: ligar para o 0800 do cartão para transferir milhas na próxima sexta-feira às 14 horas. Você trocou de roupa para ir ao trabalho. As roupas que você estava até então usando foram deixadas em cima da cama. É possível guardá-las no armário em menos de dois minutos? Se sim, então não procrastine. Guarde-as no armário. E ponto final. 🙂

Toda vez que estou diante de alguma atividade, confronto-a com essa regra, como se fosse uma espécie de âncora mental. Ela é simples, mas extremamente poderosa para modificar seus hábitos e aumentar sua produtividade. Ela evita a procrastinação e faz você agir. Como efeito colateral dessa prática, o ganho de tempo que se tem é enorme.

Imagina você voltar para a cozinha e verificar aquela pilha de pratos e talheres para lavar. Se tivesse seguido a regra dos dois minutos… Ou então, aquele email que insiste em ficar na caixa de entrada aguardando resposta. Pense, ainda, no telefonema que você marcou para dar na sexta-feira, às 14 horas, e, quando chega o dia da bendita tarefa, você… adia mais um pouquinho. E a roupa que você deixou em cima da cama na hora de se trocar? Você já a guardou no armário ou… ainda está na cama? Quantas tarefas de nosso dia-a-dia não poderiam ser mais bem executadas – ou simplesmente executadas – incorporando-se a regra dos dois minutos?

Muitas, acredito eu.

Nem todas as ações podem ser executadas em menos de dois minutos. Elas podem exigir ainda, conforme o caso, delegação (para outras pessoas), ou adiamento (em função da complexidade). Você deve decidir qual é a ação mais apropriada tendo em vista determinada tarefa que lhe apareça à frente. No nosso cotidiano, deixamos de fazer milhares de tarefas por não observar essa regra, o que provoca entraves em nossa vida profissional e até atrapalha na organização de nossas rotinas domésticas.

Por isso, ela é tão válida para o mundo corporativo quanto para o ambiente familiar. Está querendo comprar os ingressos para aquele show/teatro/cinema, que podem ser adquiridos via Internet? Então faça agora. Escrever um comentário no blog? Se deixar para depois, é capaz de não escrevê-lo. Faltou açúcar no açucareiro? Essa sem dúvida é uma atividade que você pode fazer assim que constatou a necessidade.

É muito melhor realizar a ação tão logo ela surja, do que relacioná-la numa lista de tarefas. As listas são ótimas ferramentas de produtividade, mas elas não são necessárias em absolutamente todas as ações do dia-a-dia.

Experimente você também a regra dos dois minutos e veja o impacto que ela pode causar no gerenciamento de seu tempo. Os resultados são promissores. E o ganho de tempo extra, inestimável.

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

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17 Responses to Dica de produtividade pessoal: a regra dos dois minutos [GTD]

  1. Henrique Carvalho 26 de julho de 2010 at 16:19 #

    Ótima dica!

    Eu costumo usar a palavra “re-trabalho” para as tarefas simples que podemos realizar agora mas deixamos para depois.

    No caso de um e-mail, você lê para ver do que se trata, porém, decide fazer depois. Normalmente, você terá de lê-lo novamente, ao menos parte dele para relembrar o assunto. Portanto, trata-se de um trabalho dobrado, ou re-trabalho.

    Abraço!

  2. Luis Otávio 26 de julho de 2010 at 18:09 #

    Guilhereme,
    Excelente post. Parabéns!

  3. Jônatas 26 de julho de 2010 at 19:02 #

    Já comecei a colocar em prática hoje mesmo Guilherme. Li o texto pela manhã, coloquei em prática ao longo do dia, e retorno agora para dizer que adorei a dica.
    Valeu por mais um ótimo texto.

    Fica com Deus!
    Abraço

  4. Guilherme 26 de julho de 2010 at 20:48 #

    Henrique, Luis e Jônatas, obrigado pelos comentários!

    Henrique, “re-trabalho” é uma definição perfeita para esse tipo de tarefa que adiamos.

    Jônatas, legal saber que essa dica lhe foi útil na prática!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  5. Zé da Silva 27 de julho de 2010 at 9:57 #

    Pô … perfeito !!! 🙂

    E realmente é assim, se deixar para depois uma coisa simples, o tempo que irá te tomar (sem contar a chance de se esquecer, ou ficar adiando, adiando, adiando …) aumenta.

    Agora … de certeza que transferir as milhas demora mais de 2 minutos, huahauhaua.

    Abraços !

  6. Guilherme 27 de julho de 2010 at 21:40 #

    Graaande Zé!!!!

    Valeu pelos comentários!

    Aliás, vc tem razão nessa questão das milhas…demora mais sim….rsrsrsrs

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  7. Carioca Investidor 30 de março de 2012 at 10:07 #

    Excelente dica, eu geralmente pratico isso.

    Show de bola!

    Abração.

  8. Guilherme 30 de março de 2012 at 13:21 #

    Valeu, Carioca!

    E muito legal seu blog também, torcendo bastante para que você consiga sair das dívidas!

    Para quem quiser acompanhar, é só seguir: http://cariocainvestidor.blogspot.com.br/

  9. Wesley Marinho 13 de junho de 2012 at 9:40 #

    Muito bom o artigo. Realmente tenho muitas dúvidas no meu dia adia. Vai me ajudar muito a gerir meu tempo para a criação de artigos para meu blog já não tenho o dia todo só para administra-lo.

    Mesmo minha necessidade não sendo relativamente a dois minutos, o que acabei de ler acima abriu minha mente para me fazer parar de perder meu precioso tempo com coisas de pouca importância.

    Grande abraço.

  10. Carlos Alan 3 de outubro de 2012 at 18:47 #

    Leva menos de dois minutos para dizer que esse artigo é maravilhoso e vai ajudar muitooo no meu dia a dia.

    Obrigado.

  11. Amehlia Digital 22 de fevereiro de 2013 at 10:40 #

    Parar 2 minutinhos para ler foi a melhor parte!
    Com certeza ganharei muitos minutos e não trabalharei dobrado como foi citado acima!
    Obrigada!
    Um abraço,
    Vinni

  12. Rosana 18 de fevereiro de 2014 at 13:26 #

    Excelente dica, facilita muito a vida! 🙂
    Você me permite postar alguns trechos no meu blog, dando-lhe os devidos créditos e colocando o link para esse post?
    Abraços!

    • Guilherme 19 de fevereiro de 2014 at 6:21 #

      Obrigado, Rosana!

      Claro, fique à vontade para publicá-los! Fico lisonjeado com a citação!

      Abç!

Trackbacks/Pingbacks

  1. Valores Reais » Resenha: Gerencie sua mente, não seu tempo, de David Allen [GTD] - 15 de agosto de 2010

    […] em seu dia-a-dia os princípios do GTD, ainda que de modo parcial, como a regra dos dois minutos, explicada no site tempos atrás,  então esse livro será um ótimo complemento para você consolidar os conceitos explanados nos […]

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